Estrategias para la instalación de TIT's en las empresas
1. Tres de los posibles errores, importantes a evitar, en el momento de implementar las nuevas tecnologías en una empresa.
- Esta claro que la instalación de Internet no se puede hacer imaginándonos que las nuevas tecnologías nos resolverán de forma automatizada, todo el relacionado a la productividad y competitividad de la empresa. En este sentido, no se pueden ver las nuevas tecnologías como reemplazo de las figuras gerenciales ni operacionales de la organización.
- El tratar de estar al día en herramientas tecnológicas, debe estar justificado en el uso adecuado de las mismas, dicho avance se debe realizar solo si este es realmente indispensable para el logro de los objetivos de la organización, bajo ningún concepto debe realizarse por moda o solo por estar al día.
- Se debe evitar tomar decisiones de implementar nuevas tecnologías si la organización espera recuperarla a corto plazo, tal como toda inversión, esta se debe realizar teniendo en cuenta que la recuperación de la misma posiblemente no se hará en un corto plazo, en caso contrario dicha decisión deberá ser postergada.
2. Ventajas que facilitan la instalación de las TIT en las PyME.
- En vista de que las PyME no están tocadas de lleno por la burocracia, facilita la toma de decisiones en todos los aspectos organizacionales.
- Gracias a que las MIPyME, realizan sus operaciones con un contacto más directo con el mercado y los clientes, esto le atribuye una cualidad especial para evaluar el mercado y los cambios que en el se producen.
- La cercanía con el mercado las obliga a dotarse de una flexibilidad de respuesta y adaptación, de la que en general adolecen las grandes empresas. Igualmente, esta proximidad con el mercado las prepara para obtener y procesar información de un modo más rápido.
3. Propósitos de la metodología para implementar las TIT en una empresa.
- Promover el uso de las TIT en la micro, pequeñas y medianas empresas del país.
- Dotar al empresario de criterios y herramientas que le permitan evaluar las posibilidades que Internet ofrece a las empresas de menor dimensión. Igualmente, suministrar información y proporcionar elementos que le permitan al empresario visualizar los efectos e impactos que su uso provocará en la empresa.
- Desarrollar de manera sistemática las distintas fases y procesos que el empresario debe considerar para asegurar la instalación exitosa de las nuevas tecnologías en Internet en la empresa.
- Elaborar una guía de preguntas que opera como instrumento de autodiagnóstico. Las respuestas del empresario a las interrogantes planteadas en el instrumento, va a permitir ubicar a la empresa en el nivel de desarrollo en el que se encuentra.
- Facilitar el diseño de la estrategia para la instalación de las nuevas tecnologías.
4. Indique qué se pretende obtener y analizar con cada una de las fases de la metodología. Además, especifique que se obtiene de los datos en las encuestas que usted ha realizado en la empresa. Hágalo por cada encuesta: #1, #2a, #2b, #3, #4a, #4b, #5a, #5b, #5c, #6a, #6b y #6c.
Tabla 1: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 1. FASE 1 SUPERANDO BARRERAS | |||||
SI | POCO | NADA | TOTAL | ||
Pregunta 1 | 2 | 2 | 4 | ||
Pregunta 2 | 3 | 1 | 4 | ||
Pregunta 3 | 1 | 3 | 4 | ||
Pregunta 4 | 1 | 2 | 1 | 4 | |
Pregunta 5 | 4 | 4 | |||
Pregunta 6 | 4 | 4 | |||
Pregunta 7 | 4 | 4 | |||
Pregunta 8 | 4 | 4 | |||
Pregunta 9 | 2 | 2 | 4 | ||
Pregunta 10 | 4 | 4 | |||
Pregunta 11 | 1 | 2 | 4 | ||
Pregunta 12 | 2 | 1 | 1 | 4 | |
Pregunta 13 | 4 | 4 | |||
Pregunta 14 | 4 | 4 | |||
Pregunta 15 | 4 | 4 | |||
Pregunta 16 | 4 | 4 | |||
Pregunta 17 | 3 | 1 | 4 | ||
Total | 52 | 07 | 09 | 68 | |
Análisis: La encuesta Superando Barreras, realizada en el Park Hotel, arrojo los siguientes resultados, el 77%, del ítems “SI’’ el 13% del ítems “Nada”, indicando que el Hotel tiene capacidad y autonomía en la toma de decisiones para implementar y evaluar las implicaciones e impactos de la utilización de las Tecnologías de Información y Telecomunicación que puedan agilizar y actualizar procesos.
ENCUESTA N° 2a
FASE 2. La Decisión. Precisa el alcance y sentido que tiene para la Institución el uso de INTERNET, en este caso los miembros del Park Hotel están conscientes de la importancia del uso del INTERNET.
Tabla 2: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 2a. FASE 2 LA DECISION | ||||
SI | POCO | NADA | TOTAL | |
Pregunta 1 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 2 | 4 | 4 | ||
Pregunta 3 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 4 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 5 | 2 | 1 | 1 | 4 |
Pregunta 6 | 3 | 1 | 4 | |
Total | 18 | 04 | 02 | 24 |
Análisis: el 75% de las personas encuestadas, está consciente de la importancia y trascendencia que tiene para la Institución el uso de Internet, sin embargo se reflejan opiniones encontradas, en los ítems “Poco” con 17% y “Nada” con 8%, para un total de 25%, ya que en el Park Hotel el acceso a internet es un poco restringido, por órdenes superiores.
ENCUESTA N° 2b
FASE 3. Caracterización de la Situación Actual de la Empresa. A través de esta encuesta se evalúa la situación del Park Hotel en cuanto a infraestructura tecnológica y sus operaciones.
Tabla 3: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 2b. | ||||
FASE 3. CARACTERIZACION DE LA SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA | ||||
SI | NO | TOTAL | ||
Pregunta 1 | 4 | 4 | ||
Pregunta 2 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 3 | 4 | 4 | ||
Pregunta 4 | 4 | 4 | ||
Pregunta 5 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 6 | 4 | 4 | ||
Pregunta 7 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 8 | 4 | 4 | ||
Pregunta 9 | 4 | 4 | ||
Pregunta 10 | 4 | 4 | ||
Pregunta 11 | 4 | 4 | ||
Pregunta 12 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 13 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 14 | 2 | 2 | 4 | |
Total | 46 | 10 | 56 | |
Análisis. El 82% de las personas encuestadas, manifestaron contar con infraestructura tecnológica para realizar sus actividades, se observa que el otro 18% declaró no contar con infraestructura tecnológica, esto se debe a que en el Hotel el acceso a internet es restringido, evidenciando que los medios a nivel de tecnología para facilitar las actividades administrativas que se desarrollan, son pocas.
ENCUESTA N° 3 DESARROLLO DE PROVEEDORES
FASE 4. Evaluar y Preparar a la Organización para Internet. En esta encuesta se recopila información en detalle para la instalación adecuada de nuevas tecnologías en el establecimiento, en cuanto a los procesos a mejorar internamente.
Tabla 4: FASE 4. EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACIÓN PARA INTERNET | ||||
MUCHO | POCO | NADA | TOTAL | |
Pregunta 1 | 1 | 3 | 4 | |
Pregunta 2 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 3 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 4 | 2 | 1 | 1 | 4 |
Pregunta 5 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 6 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 7 | 2 | 1 | 1 | 4 |
Pregunta 8 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 9 | 4 | 4 | ||
Pregunta 10 | 4 | 4 | ||
Pregunta 11 | 4 | 4 | ||
Pregunta 12 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 13 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 14 | 4 | 4 | ||
Pregunta 15 | 2 | 1 | 1 | 4 |
Total | 42 | 14 | 04 | 60 |
Análisis. A través de las personas encuestadas, se observa que el 70% (ítems si), tienen conocimiento de que el Hotel tiene relaciones con proveedores, manejan presupuestos y realizan compras, el 23% manifiesta poca información y el otro 7% no tiene ningún conocimiento al respecto.
ENCUESTA N° 4 a CLIENTES, PUBLICIDAD Y MERCADEO.
FASE 4. Evaluar y preparar a la organización para internet.
Tabla 5: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 4a. CLIENTES, PUBLICIDAD Y MERCADEO | ||||
FASE 4. EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACIÓN PARA INTERNET | ||||
MUCHO | POCO | NADA | TOTAL | |
Pregunta 1 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 2 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 3 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 4 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 5 | 3 | 1 | 4 | |
Total | 14 | 6 | 0 | 20 |
Análisis. El 70% del los encuestados reflejan que es muy importante el uso de internet y las nuevas tecnologías en el segmento socioeconómico ya que esto les dará un mejor contacto con los clientes, pero el 30% tiene poco conocimiento acerca de lo importante o beneficioso que esto puede ser.
ENCUESTA No. 4B: TALENTO HUMANO
FASE 4. Evaluar y Preparar a la Organización para Internet. Con esta encuesta el Park Hotel mide la capacidad y formación del talento humano dentro del área tecnológica.
Tabla 6: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 4b. TALENTO HUMANO | ||||
FASE 4. EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACIÓN PARA INTERNET | ||||
MUCHO | POCO | NADA | TOTAL | |
Pregunta 1 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 2 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 3 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 4 | 4 | 4 | ||
Pregunta 5 | 1 | 3 | 4 | |
Pregunta 6 | 4 | 4 | ||
Pregunta 7 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 8 | 2 | 1 | 1 | 4 |
Total | 20 | 8 | 4 | 32 |
Análisis. El 62% del ítems “Mucho” evidencian que para la contratación y capacitación del talento humano del Park Hotel requiere del uso de internet, pero en los ítems de ‘‘ Poco y Nada’’ determinan que el uso de internet no es necesario ya que hay otras maneras de realizar la selección y contratación del personal.
ENCUESTA No. 5a ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN DE EMPRESA.
FASE 4. Evaluar y Preparar a la Organización para Internet. En esta encuesta se medirán que facilidades posee el Park Hotel para la gestión administrativa y la utilización de hojas de cálculo o programas para algún procedimiento interno.
Tabla 7: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 5a. ADMINISTRACION Y GESTION DE EMPRESAS | ||||
FASE 4. EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACION PARA INTERNET | ||||
MUCHO | POCO | NADA | TOTAL | |
Pregunta 1 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 2 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 3 | 4 | 4 | ||
Pregunta 4 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 5 | 4 | 4 | ||
Pregunta 6 | 4 | 4 | ||
Total | 19 | 5 | 0 | 24 |
Análisis. El 79% de los encuestados manifestaron utilizar programas de gestión administrativa, que les permiten manejar información sistematizada así como las hojas de cálculo, programas administrativos, revisión de banca electrónica entre otros. Sin embargo un 21% tiene poco conocimiento acerca de los beneficios y facilidades que esta tecnología puede traerle.
ENCUESTA No. 5b: INFORMACIÓN.
FASE 4. Evaluar y Preparar a la Organización para Internet. Se mide el uso de Internet en el Park Hotel, para estar actualizado en relación al marco legal o cambios que se produzcan.
Tabla 8: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 5b. INFORMACION | ||||
FASE 4. EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACIÓN PARA INTERNET | ||||
MUCHO | POCO | NADA | TOTAL | |
Pregunta 1 | 4 | 4 | ||
Pregunta 2 | 4 | 4 | ||
Pregunta 3 | 4 | 4 | ||
Total | 8 | 4 | 0 | 12 |
Análisis: el 67% indica la capacidad del Park Hotel para obtener la información necesaria, a través de la Internet, para estar actualizados construir los elementos que requiere, planificar y fijar estrategias, que contribuyan a las mejoras de los programas o sus operaciones administrativas, el 33% solo se limitan a cumplir con los programas y proyectos ya exigidos.
ENCUESTA No. 5C: SEGURIDAD.
FASE 4. Evaluar y Preparar a la Organización para Internet. La seguridad de la red y de las empresas responsables de su mantenimiento, también incluye la responsabilidad de la empresa para mantener y garantizar la seguridad de la información que administra y maneja. Los riesgos de pérdida de información son reales y están relacionados con temas técnicos como desperfectos de Hardware, amenazas de programas y sobre todo con la administración de la misma.
Tabla 9: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 5c. SEGURIDAD | ||||
FASE 4. EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACIÓN PARA INTERNET | ||||
MUCHO | POCO | NADA | TOTAL | |
Pregunta 1 | 2 | 2 | 4 | |
Pregunta 2 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 3 | 4 | 4 | ||
Pregunta 4 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 5 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 6 | 4 | 4 | ||
Pregunta 7 | 3 | 1 | 4 | |
Pregunta 8 | 3 | 1 | 4 | |
Total | 25 | 3 | 4 | 32 |
Análisis: Un 78% de los ítems “Mucho” indica que el Park Hotel, utiliza mecanismos en cuanto al respaldo de la información ya que manejan un sistema operativo el cual deben respaldar. Mientras que el 22% de los ítems ‘‘Poco y Nada’’ se mantiene un poco distante en cuanto a la seguridad de la información y respaldos de la misma por seguridad de la empresa.
ENCUESTA No. 6a COOPERACIÓN Y ASOCIATIVIDAD.
FASE 4. Evaluar y Preparar a la Organización para Internet. Se mide la capacidad del Park Hotel en cuanto a manejo en red y cooperación junto a otras instituciones para adquirir insumos.
Tabla 10: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 6a. COOPERACION Y ASOCIATIVIDAD: REDES EMPRESARIALES | |||
FASE 4. EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACION PARA INTERNET | |||
SI | NO | TOTAL | |
Pregunta 1 | 4 | 4 | |
Pregunta 2 | 4 | 4 | |
Pregunta 3 | 2 | 2 | 4 |
Pregunta 4 | 4 | 4 | |
Pregunta 5 | 4 | 4 | |
Total | 18 | 2 | 20 |
Análisis: El 90% indica que el Park Hotel, posee conexiones en red de los equipos que utilizan, se manejan políticas de acceso compartido para programas de información, y existen relaciones con empresas para adquirir insumos pues se tienen autonomías en las partidas presupuestarias.
ENCUESTA No. 6B EMPRESAS PROVEEDORAS DE NUEVAS TECNOLOGIAS.
FASE 4. Evaluar y Preparar a la Organización para Internet. Los proveedores externos son aquellos que pueden promover y apoyar la incorporación de Internet en la Institución.
Tabla 11: CUANTIFICACION DE LA ENCUESTA Nº 6b. EMPRESAS PROVEEDORAS DE NUEVAS TECNOLOGIAS | |||
FASE 4. EVALUAR Y PREPARAR A LA ORGANIZACIÓN PARA INTERNET | |||
SI | NO | TOTAL | |
Pregunta 1 | 4 | 4 | |
Pregunta 2 | 2 | 2 | 4 |
Pregunta 3 | 2 | 2 | 4 |
Pregunta 4 | 4 | 4 | |
Total | 8 | 8 | 16 |
Análisis. El 50% indica que el Park Hotel mantiene contacto con las organizaciones proveedoras de nuevas tecnologías, pero el otro 50% dice que no ha formulado solicitudes y que tampoco tienen mucho conocimiento acerca de lo que están realizando algunas empresas para impulsar las nuevas tecnologías.
Análisis: El 96% de los encuestados manifiesta la importancia que tiene para las instituciones el conocimiento y uso de la plataforma tecnológica que ofrecen los entes gubernamentales.
Conclusión general de las encuestas.
En general, el Park Hotel se encuentra en una situación donde prevalece en termino medio el uso de las tecnologías, ellos cuentan con computadores que utilizan únicamente para realizar operaciones elementales de control de facturas y uso interno con el software instalado; por otro lado no poseen acceso a ningún tipo de fuente información que les suministre los conocimientos necesarios para estar al tanto de la esencia, las funciones y sobre todo los beneficios de las tecnologías emergentes; otra característica de importancia que contrarresta lo anteriormente expuesto, es la intención que la junta directiva tiene de eventualmente implementar nuevas tecnologías, de capacitar a su personal e informarse acerca de cómo proceder ante su implementación; esto sin duda es una de las razones más importantes ya que les permitirá en el futuro actualizarse y aprovechar las bondades de dichas tecnologías tienen que ofrecer.
CONCLUSIÓN
Hoy contamos con información y tecnologías que antaño resultaban inconcebibles, tanto como era impensable que llegase a formar parte vital de todos los ámbitos de la cotidianidad, especialmente de las empresas. Las TIT emergentes se han convertido en un elemento importante para determinar desde la funcionalidad interna de la empresa hasta el alcance y su nivel competitivo. La información continua acerca de éstos nuevos temas nos permitirán insertarnos en éste medio y conocer cómo y cuándo aprovechar sus ventajas, que están destinadas a facilitar y optimizar el trabajo de sus usuarios.
En términos generales, se puede observar como la aplicación de las nuevas tecnologías de información y telecomunicaciones proporcionan grandes beneficios a la empresa Park Hotel, C.A., además que la hará poseedora de nuevas ventajas competitivas con otras empresas del mismo ramo.
Es necesaria la inversión en estas nuevas tecnologías, por lo que será necesaria la búsqueda de empresas que pueda proveerles de todo lo que amerite para estas nuevas aplicaciones como por ejemplo: el hardware, software, etc.
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